Bài viết “Phần mềm quản lý nghỉ phép và chấm công bằng ứng dụng Apps Script (phiên bản 3.0)” trong công tác cải cách hành chính tại Bệnh viện Đa khoa Thủ Đức

(Ban hành đính kèm Công văn số: /BV-CTXH ngày tháng năm 2026)

Thông tin hành chính:

Tên đơn vị đăng ký : BỆNH VIỆN ĐA KHOA THỦ ĐỨC

Địa chỉ : 29 Đường Phú Châu, Phường Tam Bình, TP.HCM.

Điện thoại liên hệ: (028) 7302 2115 Email: bv.thuduc@tphcm.gov.vn

Thông tin bài viết:

Tên bài viết: “Phần mềm quản lý nghỉ phép và chấm công bằng ứng dụng

APPS SCIPT (Phiên bản 3.0)” tại Bệnh viện Đa khoa Thủ Đức.

Phạm vi triển khai: Toàn bộ khoa, phòng, cơ sở trực thuộc Bệnh viện Đa khoa Thủ Đức
Mô tả: Quá trình triển khai

Giai đoạn 1: Khảo sát hiện trạng:

Tình trạng chậm nhận thông tin phê duyệt đơn nghỉ phép và thụ động trong việc xét duyệt đơn nghỉ phép khiến nhân viên thường xuyên truy cập phần mềm để xem tiến độ duyệt đơn từ quản lý và phòng chức năng liên quan. Bên cạnh đó, phần mềm chưa thuận tiện để cấp quản lý theo dõi và xét duyệt đơn nghỉ phép đến nhân viên nhanh chóng khi bận công tác chuyên môn do thiếu thông báo tức thời.

Tình trạng phân mảnh dữ liệu giữa các nghiệp vụ còn tồn đọng, cụ thể là nghiệp vụ quản lý chấm công sinh trắc học với nghiệp vụ nghỉ phép có mối liên hệ nhân quả với nhau nhưng chưa được tích hợp để đối soát chéo, đảm bảo sự chính xác. Ngoài ra, nhân viên không thể chủ động kiểm tra chính những thông tin chấm công của mình để tự theo dõi, đối chiếu và tuân thủ nội quy lao động.

Hiện tại quy trình xét duyệt viên chức, người lao động đi nước ngoài thực hiện thủ công và chưa được quản lý số thông tin để thuận tiện cho nhân viên có thể dễ dàng nộp đơn xin đi nước ngoài theo đúng quy định dù Bệnh viện đã ban hành Quy chế liên quan. Quy trình xin phép đi nước ngoài mang tính đặc thù cao, đòi hỏi thời hạn nộp hồ sơ trước 15-30 ngày làm việc và đi kèm biểu mẫu phức tạp và phần mềm hiện tại chưa tích hợp thuật toán điền tự động thông tin nền, dẫn đến nguy cơ sai sót cao trong quá trình lập hồ sơ. Thêm nữa, công tác quản lý chứng từ sau chuyến đi (bản sao hộ chiếu, vé máy bay, báo cáo kết quả) hiện đang bị bỏ ngỏ trên hệ thống số. Bản thân nhân viên và Phòng Tổ chức cán bộ gặp khó khăn trong việc nhắc nhở nhân sự nộp báo cáo đúng hạn cũng như phân loại, lưu trữ chứng từ phục vụ công tác đối chiếu cho các lần xét duyệt tiếp theo.

Việc triển khai Phần mềm quản lý nghỉ phép và chấm công bằng ứng dụng APPS SCIPT (Phiên bản 3.0) nhằm:

Việc chuyển đổi từ hệ thống phụ thuộc vào bản quyền trả phí sang nền tảng Google Apps Script (tự phát triển) giúp Bệnh viện tối ưu chi phí duy trì. Đồng thời, khắc phục độ trễ của hệ thống cũ bằng cơ chế thông báo tức thời qua email, giúp lãnh đạo và nhân viên chủ động nắm bắt tiến trình xét duyệt mọi lúc, mọi nơi, đảm bảo công tác chuyên môn không bị gián đoạn.
Việc tích hợp đồng bộ giữa dữ liệu chấm công sinh trắc học và hệ thống nghỉ phép là cần thiết. Sự liên kết này vừa giúp giảm thiểu thao tác đối soát thủ công của Phòng Tổ chức cán bộ, đồng thời cung cấp cho viên chức, người lao động và lãnh đạo trực thuộc một công cụ trực quan để tự kiểm tra, đối chiếu ngày công, từ đó nâng cao ý thức tuân thủ nội quy lao động.
Quy trình xin phép đi nước ngoài đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt về thời gian (15-30 ngày) và tính chính xác của hồ sơ trình Sở Y tế. Việc số hóa toàn diện quy trình này – từ khâu tự động điền thông tin nền đến việc thiết lập hệ thống cảnh báo nhắc nhở nộp báo cáo, chứng từ sau chuyến đi – giúp nhân viên tiết kiệm tối đa thời gian làm thủ tục hành chính, đồng thời giúp Bệnh viện quản lý chặt chẽ hồ sơ hậu kiểm theo đúng Quy chế.
Với khối lượng dữ liệu nhân sự ngày càng lớn, việc áp dụng cơ chế bảo mật chặt chẽ định danh và nhật ký hệ thống là yêu cầu bắt buộc. Đây là nền tảng cốt lõi để ngăn chặn mọi can thiệp dữ liệu trái phép, cung cấp công cụ truy vết minh bạch và bảo vệ an toàn thông tin tối đa cho toàn bộ nhân sự tại Bệnh viện.
Tăng cường tính minh bạch, khả năng giám sát và truy xuất dữ liệu.

Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống

Phân tích chức năng: Xác định chức năng, nhiệm vụ của viên chức, người lao động, lãnh đạo và quản lý, phòng Tổ chức cán bộ trong công tác triển khai Phần mềm quản lý nghỉ phép và chấm công bằng ứng dụng APPS SCIPT (Phiên bản 3.0).

Chức năng dành cho viên chức, người lao động: Nộp đơn nghỉ phép trực tuyến mọi lúc, mọi nơi. Theo dõi trạng thái xét duyệt thông qua email tự động. Thuận lợi trong việc tra cứu lịch sử nghỉ phép và dữ liệu chấm công. Thực hiện hồ sơ xin đi nước ngoài và nộp báo cáo sau chuyến đi trực tuyến. Nhận cảnh báo và nhắc nhở về thời hạn nộp hồ sơ, báo cáo.
Chức năng dành cho lãnh đạo và quản lý khoa, phòng: Tiếp nhận và phê duyệt hồ sơ trực tuyến Theo dõi tình trạng nghỉ phép của nhân viên theo thời gian thực. Quản lý dữ liệu chấm công và đối soát với đơn nghỉ phép thực tế. Theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ đi nước ngoài.
Chức năng dành cho Phòng Tổ chức cán bộ: Quản lý tập trung các dữ liệu nghỉ phép, chấm công và hồ sơ đi nước ngoài. Tự động lưu trữ dữ liệu điện tử, Theo dõi và kiểm soát lịch sử thay đổi dữ liệu thông qua hệ thống nhật ký.
- Phân tích phi chức năng:

Tính khả dụng: Phần mềm được phát triển trên nền tảng Google Apps Script, dễ dàng truy cập qua trình duyệt web và thiết bị di động

Tính ổn định: Dữ liệu được lưu trữ tập trung trên nền tảng Google Script bảo đảm khả năng vận hành liên tục và đồng bộ.

Hiệu năng: Thông báo được gửi tự động trong thời gian ngắn, giảm đáng kể thời gian xử lý thủ tục hành chính

Tính bảo mật: Ứng dụng tích hợp cơ chế mã hóa dữ liệu, phân quyền truy cập và nhật ký hệ thống nhằm bảo vệ thông tin nhân sự.

Giai đoạn 3: Thực hiện

Khảo sát nhu cầu sử dụng của các khoa, phòng và đơn vị liên quan.
Thiết kế giao diện quản lý nghỉ phép và chấm công trực quan.
Phát triển và tùy chỉnh ứng dụng. Lập trình hệ thống bằng Google Apps Script và giao diện HTML/CSS/JS. Thiết lập cơ chế thông báo email tức thời, liên thông máy chấm công sinh trắc học và hệ thống Audit Log bảo mật.
Thiết lập cơ chế lưu trữ hồ sơ và báo cáo sau chuyến đi.
Phát triển hệ thống bảo mật và ghi nhận nhật ký thao tác.
Tổ chức tập huấn và hướng dẫn sử dụng cho nhân viên toàn viện.

Tiến hành triển khai:

Triển khai phần mềm và phân quyền sử dụng đến toàn bộ khoa/phòng.
Tổ chức tập huấn, cung cấp tài liệu và video hướng dẫn thao tác cho nhân viên và cấp quản lý.

Giai đoạn 4: Kiểm thử

Kiểm tra ứng dụng trên nhiều thiết bị và trong các tình huống khác nhau.

Ghi nhận phản hồi về tốc độ hiển thị, tính chính xác và kết quả thực hiện nghỉ phép, chấm công,…qua ứng dụng.
Điều chỉnh tính năng, hoàn thiện quy trình và đưa vào hoạt động chính thức.

Theo dõi trong giai đoạn vận hành thực tế để tiếp tục tối ưu. Sửa lỗi và tối ưu hóa hiệu suất của ứng dụng

Hình ảnh 1: Giao diện đăng nhập Phần mềm quản lý nghỉ phép và chấm công bằng ứng dụng APPS SCIPT (Phiên bản 3.0)

Hình ảnh 2: Giao diện đăng ký và nộp đơn xin nghỉ phép

Hình ảnh 3: Giao diện quản lý hồ sơ đi nước ngoài và báo cáo sau chuyến đi.

Hình ảnh 4: Quản lý và theo dõi trạng thái đơn xin nghỉ phép

Tính sáng tạo, khoa học khi thực hiện

Chuyển đổi từ nền tảng phụ thuộc bản quyền sang hệ thống tự phát triển bằng Google Apps Script giúp tối ưu chi phí vận hành.
Tích hợp đồng thời nhiều nghiệp vụ nhân sự trên một nền tảng duy nhất gồm nghỉ phép, chấm công và quản lý đi nước ngoài.
Tự động hóa hoàn toàn quá trình thông báo và theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ thông qua email thời gian thực.
Liên thông dữ liệu giữa hệ thống nghỉ phép và chấm công sinh trắc học, giúp giảm đối soát thủ công.
Nâng cao mức độ an toàn thông tin thông qua cơ chế mã hóa dữ liệu và hệ thống nhật ký theo dõi thay đổi.
Góp phần thúc đẩy chuyển đổi số, cải cách thủ tục hành chính nội bộ và nâng cao hiệu quả quản trị nguồn nhân lực tại Bệnh viện Đa khoa Thủ Đức.